Convention bureaux - podsumowanie roku 2015

Od 14 do 18 marca w Warszawie odbędzie się czwarta edycja Meetings Week Poland – wydarzenia skupiającego branżę spotkań w Polsce. Ideą Meetings Week Poland (MWP) jest promocja i profesjonalizacja przemysłu spotkań. Przez pięć dni organizatorzy zapraszają na konferencje, szkolenia i warsztaty, które służyć mają pogłębianiu wiedzy, wymianie opinii i nawiązywaniu relacji biznesowych.

Portal MeetingPlaner.pl zapytał kilku znanych menegerów zajmujących się przemysłem spotkań o opinię dotyczącą minionego roku.

Krzysztof Celuch, kierownik Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej.

Wydarzenie roku.
Zdecydowanie European Meetings and Events Conference MPI Kraków 2015 czyli: ponad 400 reprezentantów branży spotkań przybyło do Krakowa, pochodzenie Celuch1uczestników: 87 proc. z Europy, 11 proc. ze Stanów Zjednoczonych, ok. 200 uczestników MPI Foundation’s Rendezvous w Hard Rock Café Kraków, po raz pierwszy zorganizowany MPI Hosted Buyer Program w Europie z 17 organizatorami i 16 usługodawcami, pierwsze w Europie szkolenie Healthcare Meeting Compliance Certificate (HMCC), w którym uczestniczyło 10 osób, po raz pierwszy połączone z konferencją spotkanie europejskich zarządów oddziałów MPI - European Chapter Business Summit, prawie 2,100 tweetów #EMEC15 tylko w trakcie trwania konferencji, aplikacja MPI Global Event App pobrana na 375 urządzeń i otwierana ponad 8 500 razy „and was viewed almost 42,000 times as of today”.
Sześć lat od powstania pomysłu udało się stworzyć niesamowity zespół z polskich przedstawicieli branży spotkań i pokazać nasze możliwości organizacyjne. Współpraca wszystkich organizatorów i indywidualne zaangażowanie spowodowało, iż EMEC 2015 to nasz sukces, wspomnienia na długo pozostaną w pamięci uczestników, a Kraków i Polska przede wszystkim.

Rozczarowanie
Kolejny rok nie mamy przeanalizowanego wpływu ekonomicznego przemysłu spotkań na rozwój polskiej gospodarki (economic impact study). Inicjatywa podejmowana już kilkakrotnie przez Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej nadal nie może przebić się do środowisk związanych z instytucjami publicznymi i prywatnymi. Patrząc jednak pozytywnie, myślę, że rok 2016 będzie w tym obszarze przełomowy.

Trend
Rynek przemysłu spotkań w moim odczuciu to przede wszystkim coraz większa rywalizacja o kongresy stowarzyszeń, w tym o subwencje miejskie i wsparcie tych organizacji, oraz o wzrost budżetów na wydarzenia korporacyjne. Klienci chcą lepiej i więcej, natomiast pytanie, czy destynacje takie jak Polska są gotowe postawić na rozwój przemysłu spotkań.

Mój biznes
Nowa strategia rozwoju Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej na kolejne 10 lat, sześć wyróżnień i nagród krajowych i zagranicznych dla zespołu i organizacji, międzynarodowa akredytacja DMAI na kolejne cztery lata oraz system rekomendacji dla regionalnych convention bureaux wypracowany wspólnie przez nie, w tym pierwsze dwa certyfikaty dla Krakowa i Gdańska. Ponadto szósta edycja raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce” oraz 18 nowych rekomendacji dla organizatorów kongresów i podróży motywacyjnych. Zaangażowanie w rozwój takich inicjatyw jak program Ambasadorów Kongresów Polskich wraz z powołaniem nowej kapituły, Meetings Week Poland oraz akcji społecznej „Wracamy do Ogrodu” to tylko kluczowe działania związane z rokiem 2015. Ciężkie, ale bardzo owocne ostatnie 12 miesięcy spowodowały, iż z ciekawością patrzymy na kolejne lata i wyzwania.

CzerwinskiMateusz Czerwiński, director, Warsaw Convention Bureau: Kluczowym wydarzeniem roku było MCE Central & Eastern Europe 2015 Warsaw

Wydarzenie roku
Z naszego punktu widzenia kluczowym wydarzeniem minionego 2015 roku był międzynarodowy warsztat branżowy MCE Central & Eastern Europe 2015 Warsaw. Po raz pierwszy w historii polskiej branży MICE do kraju przyjechało aż 80 zagranicznych meeting plannerów, żeby w formule hosted buyers wziąć udział w spotkaniach biznesowych z reprezentowanymi licznie obiektami, agencjami i dostawcami z Warszawy i reszty kraju. Dzięki intensywnemu programowi dodatkowemu, w trakcie swojego dwu- i półdniowego pobytu, zagraniczni zleceniodawcy mieli okazję poznać najważniejsze elementy oferty MICE i leisure Warszawy. Warsaw Convention Bureau pozyskało to wydarzenie dla miasta i było jego oficjalnym partnerem.

Rozczarowanie
Nie mam większych rozczarowań w 2015 r.

Trend
Z mojego punktu widzenia dwoma najbardziej rozwojowymi obszarami w branży spotkań są nowoczesne technologie oraz tzw. meeting design. W przypadku pierwszego z nich widać, że w ostatnim czasie klienci podchodzą do nowych technologii w sposób zdecydowanie bardziej dojrzały i selektywny. W stosunku do entuzjastycznego zachwytu jeszcze sprzed 2-3 lat, dostępne dziś na rynku narzędzia przechodzą surową ocenę pod kątem przydatności w komunikacji z uczestnikami również przed i po samym wydarzeniu. Jednocześnie dla organizatorów coraz istotniejsze staje się odpowiednie projektowanie wydarzeń, aby każdy ich element przyczyniał się do realizacji założonego dla spotkania celu biznesowego. W obydwu tych obszarach u zlecających wydarzenia widać bardzo silną tendencję do otrzymywania precyzyjnie określonego zwrotu z inwestycji (ROI). A ten trend z pewnością się utrzyma przez długie lata.

Mój biznes
Po włączeniu w struktury Warszawskiej Organizacji Turystycznej Warsaw Convention Bureau zaczęło się dynamicznie rozwijać. Powiększyliśmy zespół o trzy nowe osoby, zintensyfikowaliśmy działania promocyjne i marketingowe (dobrym przykładem jest pozyskanie i szerokie partnerstwo w MCE CEE 2015 Warsaw), rozpoczęliśmy aktywne pozyskiwanie wydarzeń do stolicy (m.in. dzięki członkostwu w ICCA oraz włączeniu się w powstawanie nowego programu Ambasadora Kongresów), a także zaczęliśmy szereg działań dodatkowych, jak na przykład wsparcie złożonego procesu powstawania w Warszawie centrum kongresowego.

Krystian Gryglaszewski, Convention Bureau Katowice, Urząd Miasta Katowice: Otwarcie Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach wydarzeniem roku

Wydarzenie roku
Otwarcie Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach – największego w Polsce tego typu obiektu, mogącego jednorazowo przyjąć do 15 tys. osób. Od marca do końca 2015 roku zorganizowano tu 135 wydarzeń, w których uczestniczyło ok. 270 tys. osób z kraju i zagranicy. MCK Katowice to dobry przykład nowoczesnego centrum kongresowo-wystawienniczego będącego magnesem przyciągającym do destynacji zarówno organizatorów, jak i uczestników wydarzeń biznesowych. Dodając do tego inne olbrzymie inwestycje, zrealizowane w ostatnich latach w Katowicach, w tym nowy dworzec PKP, odnowiony rynek, nową siedzibę Narodowej Orkiestry Symfonicznej Polskiego Radia oraz Muzeum Śląskiego, a także coraz bogatszą ofertę turystyczną i szybko rosnąca liczbę restauracji, kawiarni, pubów, nie wspominając już o bardzo dobrych połączeniach lotniczych, drogowych i kolejowych, Katowice stają czołową destynacją dla branży MICE w Polsce.

Rozczarowanie
Z punktu widzenia wystawcy na dużych międzynarodowych wydarzeniach takich jak IMEX we Frankfurcie lub IBTM World w Barcelonie bardzo denerwujące są braki przybycia części hosted buyersów na omówione wcześniej spotkania. W końcu ich udział w tych imprezach jest możliwy w głównej mierze dzięki naszym środkom finansowym.

Trend
W przypadku nowego obiektu, jakim jest MCK Katowice, trudno jeszcze mówić o trendach. Natomiast bardzo nas cieszy fakt, że liczna grupa naszych klientów chce tu organizować kolejne edycje swoich wydarzeń. Często zamawiają oni dodatkowe przestrzenie. Mówimy tu zarówno o kongresach, konferencjach jaki i imprezach wystawienniczych. Oby było to trendem także w przyszłości!

Mój biznes
W 2015 roku główny punkt działalności Convention Bureau Katowice został przesunięty na pozyskiwanie wydarzeń do Międzynarodowego Centrum Kongresowego. Nie zapominaliśmy jednak o innych działaniach promujących nasze miasto jako atrakcyjną destynację dla rynku MICE. Współpracowaliśmy m. in. ze Śląską Organizacją Turystyczną oraz Polskim Ośrodkiem Informacji Turystycznej w Wiedniu przy realizacji kilku wizyt studyjnych dziennikarzy zagranicznych, organizatorów turystyki przyjazdowej oraz blogerów. Z ramienia Miasta Katowice nadzorowaliśmy przygotowania i realizację Gali Ambasadorów Kongresów Polskich 2015. Uczestniczyliśmy także w międzynarodowych wydarzeniach branżowych takich jak MCE CEE, IMEX, IBTM World.

Jan Mazurczak, prezes zarządu, Poznań Convention Bureau / Poznańska Lokalna Organizacja Turystyczna: Wizyta Anthony’ego Robbinsa, Pyrkon i mistrzostwa świata drwali Stihl Timbersports 2015 to wydarzenia roku

Wydarzenie roku
Wyróżniłbym trzy wydarzenia w Poznaniu, które – co ciekawe – nie były klasycznymi kongresami czy imprezami targowymi, a które zorganizowano na ternie MTP i które odbiły się szerokim echem nie tylko w Polsce. Jedna, to wizyta światowej sławy trenera biznesowego Anthony’ego Robbinsa, który zgromadził w jednej z sal MTP aż osiem tysięcy osób. Druga, to bijące kolejne rekordy święto miłośników fantastyki Pyrkon, na które zjechało bagatela 32 tysiące osób! Wreszcie trzecia nietypowa impreza, którą transmitował m.in. Eurosport, to niezwykle widowiskowe mistrzostwa świata drwali Stihl Timbersports 2015. Poznań zaczyna słynąć z dużych imprez organizowanych w przestrzeniach kongresowo-targowych, które nie są stricte kongresami czy targami.

Rozczarowanie
Rok rocznie moim największym rozczarowaniem jest nierówność firm i instytucji, które są partnerami dla zagranicznych kontrahentów. Przemysł spotkań jest wciąż nowy, wiele się musimy jeszcze nauczyć. Niektórzy partnerzy to poziom absolutnie światowy, nie tylko realizują wydarzenia profesjonalnie, ale i są znakomitymi ambasadorami Polski. Niestety wciąż jest wiele instytucji, które myślą tylko w kategoriach własnego biznesu i bardzo krótkodystansowo. A przecież nie chodzi o to, by zarobić tu i teraz jak najwięcej, ale spojrzeć na biznes w dłuższej perspektywie. Wszyscy jedziemy na tym samym wózku i także sukces innych jest sukcesem Polski czyli w konsekwencji naszym, niestety podobnie jest z porażkami.

Trend
W Polsce powstają nowe obiekty konferencyjne, na czele w 2015 r. z imponującym Międzynarodowym Centrum Kongresowym w Katowicach. Wśród polskich miast pojawia się konkurencja o największe imprezy. Największe obiekty zatem rywalizują o nowe kongresy, nieobecne do tej pory na naszym rynku i to jest jeden trend. Drugi to zapełnianie obiektów innymi imprezami, często nie mniej dochodowymi, czego przykładem rosnący w siłę poznański festiwal fantastyki Pyrkon czy mistrzostwa świata drwali organizowane w MTP.

Mój biznes
Poznań Convention Bureau rozpoczęło aktywnie współpracować z uczelniami. Wspólnie tworzymy bidy, wspólnie zaczynamy odnosić pierwsze sukcesy, czego znakomitym przykładem jest pozyskanie w 2015 r. prestiżowego Światowego Kongresu Historyków, którego następna edycja (organizowany raz na pięć lat) odbędzie się w 2020 roku w Poznaniu. Cieszy nas rosnącą rozpoznawalność naszego convention bureau, czego najlepszym przykładem jest dzień w dzień pełna skrzynka mailowa z prośbami o pomoc przy organizacji wydarzeń w Poznaniu.

Magdalena Piasecka, prezes, Convention Bureau – Wrocław: Wydarzeniem roku 2015 we Wrocławiu była inauguracja działalności Narodowego Forum Muzyki

Wydarzenie roku
Niewątpliwie najważniejszym wydarzeniem roku 2015 we Wrocławiu była inauguracja działalności Narodowego Forum Muzyki, nowoczesnego kompleksu sal koncertowych z największą salą dla 1800 osób. Obiekt ten w znaczący sposób wzbogacił ofertę konferencyjno-kongresową miasta o nowoczesne sale o doskonałych warunkach akustycznych, stwarzając możliwości dla organizacji różnorodnych wydarzeń.
Kolejnym istotnym wydarzeniem na rynku lokalnym w 2015 roku była informacja o długo wyczekiwanym otwarciu hotelu DoubleTree by Hilton, które ma nastąpić w 2016 roku. Hotel zwiększy potencjał noclegowy miasta o 189 pokoi w najwyższym standardzie. Koniec roku to dla branżowego podwórka także informacja o powstaniu 4* hotelu Marriott, usytuowanego w zabytkowej kamienicy przy Placu Wolności. Hotel będzie dysponował 90 luksusowymi pokojami wraz z dodatkową infrastrukturą konferencyjną. Miasto wzbogaciło się tym samym o dwie silne, międzynarodowe marki.

Rozczarowanie
Na szczęście, poprzez profesjonalne podejście do przedsięwzięcia oraz rozeznanie w rynku lokalnym, wielu rozczarowań w branży, w której tak wiele zależy od organizatora, można uniknąć lub w znacznym stopniu ograniczyć możliwość ich wystąpienia. Niemniej jednak nie na każdą płaszczyznę współpracy ma się należyty wpływ, dlatego jeśli miałabym oceniać, rozczarowaniem okazują się zazwyczaj ludzie w niektórych obiektach. Niewłaściwe osoby na niewłaściwych stanowiskach, nierozumiejące, iż obiekt tworzą właśnie oni – a jakość jego istnienia, czy to postrzegana w ramach sukcesu czy porażki, zależy właśnie od ich wielopoziomowych działań. Nasze produkcje kreujemy przecież poprzez sieć współpracujących ze sobą ludzi, a trudno jest coś wspólnie zbudować, kiedy nie każdy właściwie dostrzega swoją rolę w łańcuchu tworzenia wartości. Niejednokroć niewłaściwe praktyki i brak dopracowania szczegółów na różnych etapach wykonania zadania wpływają niekorzystnie na obraz całego eventu.

Trend
Coraz chętniej wielkie korporacje wspomagają organizację wielkich wydarzeń poprzez wolontariat pracowniczy, co bez wątpienia stanowi ogromną wartość dla samego eventu. Wdrożenie takiego modelu przynosi korzyści obu stronom, a oprócz tego bardzo skutecznie rozwija sieć kontaktów, jednocząc często branże o odmiennych profilach wokół jednego celu.

Mój biznes
Podobnie jak w roku 2014, rok 2015 w działalności Convention Bureau – Wrocław był bardzo intensywny. Ogromna liczba zrealizowanych projektów oraz pozyskanych wydarzeń świadczy o wielkim zaangażowaniu zespołu CBW i jego owocnej pracy. W 2015 roku udało się pozyskać Światowy Kongres Bibliotekarstwa i Informacji IFLA, planowany na sierpień 2017 roku, mający zgromadzić 4000 uczestników. Ponadto Convention Bureau – Wrocław stale umacnia platformę współpracy z lokalną branżą, jak również z członkami Programu Ambasadorów Kongresów Wrocławia.

Łukasz Wysocki, prezes zarządu Gdańsk Convention Bureau / Gdańska Organizacja Turystyczna: Zdecydowanie warto wyróżnić Nowe Trendy w Turystyce i INcoming Poland

Wydarzenie roku
W roku 2015 warto wskazać dwa wydarzenia branżowe, które odbyły się w województwie pomorskim: konferencję „Nowe Trendy w Turystyce”, która w tym roku zgromadziła rekordową liczbę uczestników – 400 osób, oraz „INcoming Poland” – workshop turystyki przyjazdowej.
Oba wydarzenia stanowią swoistego rodzaju mix pomiędzy działaniami ogólno-turystycznymi oraz branżą MICE. Frekwencja wskazała, że istnieje wielka potrzeba organizowania tego typu wydarzeń na Pomorzu. Dzięki takim wydarzeniom branża ma możliwość rozwoju, podążania za nowymi trendami oraz integracji.

Rozczarowanie
Minusem w dalszym ciągu jest duże rozproszenie branży i brak wspólnych inicjatyw. Działania zarówno wizerunkowe, jak i szkoleniowe czy operacyjne, są prowadzone przez pojedyncze podmioty. Mamy jeszcze wiele do zrobienia, aby zacieśnić współpracę pomiędzy regionami oraz ujednolicić koncepcje wizerunkowe zarówno na poziomie miast, regionów, jak i kraju.

Trend
Rosnącą tendencją w 2015 roku było wychodzenie z typowych przestrzeni konferencyjnych i organizacja wydarzeń w miejscach nietypowych, wyjątkowych – tak zwanych unique venues. Coraz częściej zamiast tradycyjnej formuły konferencji organizowane są spotkania stolikowe, warsztaty czy spotkania ze specjalistami, podczas których pracuje się na konkretnych przykładach. Taka formuła jest bardziej absorbująca dla uczestników. Ale sama część merytoryczna to wciąż za mało – organizatorzy starają się łączyć ją z częścią rekreacyjną – różnego rodzaju pokazami, zwiedzaniem miasta czy innymi atrakcjami.
Do innowacyjnych rozwiązań należy niewątpliwie zaliczyć korzystanie z aplikacji mobilnych, które stają się już elementem obowiązkowym każdej konferencji.

Mój biznes
Gdańska Organizacja Turystyczna/Gdańsk Convention Bureau w roku 2015 przeszła bardzo dużą metamorfozę. Z większym rozmachem poszukujemy partnerstw zewnętrznych. Zwiększyliśmy liczbę wydarzeń szkoleniowych dla branży (rok 2015 – 9 szkoleń i konferencji dla branży organizowanych przez GCB). Udało nam się zorganizować 39 wizyt studyjnych. Rok 2015 to również dwóch nowych Ambasadorów Kongresów Polskich z Regionu Pomorskiego. Udało nam się wypracować ekwiwalent reklamowy na poziomie ponad 1,6 mln zł.
Oczywiście, przed nami jeszcze wiele do zrobienia.Na szczęście branża przemysłu spotkań jest na tyle ciekawa i nieprzewidywalna, że na pewno nie będziemy narzekać na nudę w roku 2016.
Zachęcamy do współpracy i wspólnego odkrywania Gdańska. To przecież tutaj „Spotyka się Biznes”:)

Dodaj jako zakładke w Google Dodaj jako zakładke w Ms Live Dodaj jako zakładke w Wykop Dodaj jako zakładke w Gwar Dodaj jako zakładke w Digg Dodaj jako zakładke w Delicious Dodaj jako zakładke w Reddit