Warsaw Convention Bureau

Trudna sztuka pozyskiwania kongresów

Realizację podstawowego celu, tj. pozyskiwania nowych wydarzeń biznesowych dla Warszawy, zespół WCB wspiera m.in. poprzez wydawanie katalogu miejsc konferencyjnych i raportu przemysłu spotkań biznesowych oraz udział w istotnych wydarzeniach branżowych.
Gromadzenie i opracowywanie danych statystycznych nt. spotkań biznesowych odbywających się w Warszawie, publikowanych w raporcie „Warsaw Meetings Industry Report” jest jednym
z kluczowych działań i największych osiągnięć WCB. Raport, wzorem międzynarodowych wydawnictw obrazuje warszawski rynek spotkań stowarzyszeń oraz wydarzeń korporacyjnych i jest pierwszym tego typu wydawnictwem w Polsce. Doceniają to zarówno partnerzy biznesowi jak
i uczestniczące w projekcie podmioty. Corocznie WCB gromadzi coraz więcej danych na temat rynku warszawskiego. Informacje zebrane w 2008 roku wskazują, że przyszłoroczna edycja obejmie już kilka tysięcy wydarzeń, scharakteryzowanych zgodnie z zaleceniami międzynarodowych organizacji prowadzących podobne rankingi – UIA (Union of International Association) i ICCA (International Congress & Convention Association).
Natomiast wydawany od 2005 roku Katalog Miejsc Konferencyjnych i Kongresowych jest kompleksową bazą danych o obiektach konferencyjnych, kongresowych oraz wystawienniczych
w Warszawie i najbliższych okolicach. Tegoroczna edycja wzbogacona została o informacje dotyczące restauracji przystosowanych do organizacji dużych spotkań biznesowych i przyjęć typu gala dinner oraz innych niezwykłych miejsc, w których możliwa jest organizacja spotkań biznesowych. Oba wydawnictwa stanowią jedne z najważniejszych narzędzi pracy zarówno WCB jak i planistów konferencyjnych.

Istotne znaczenie study-tour

Niemniej istotnym elementem działań WCB jest przygotowanie podróży studyjnych dla dziennikarzy oraz organizatorów międzynarodowych konferencji i kongresów. Program każdej wizyty dopasowany jest do oczekiwań zaproszonych gości tak, aby oprócz możliwości konferencyjnych, zaprezentować im różnorodność warszawskich atrakcji jakie oferuje turystom Stolica Polski.
W bieżącym roku, także dzięki współpracy z innymi podmiotami zaangażowanymi w promocje Warszawy jako miasta konferencyjnego, do Stolicy zaproszono kilka grup organizatorów konferencji oraz kluczowe media. Dzięki staraniom WCB odbyła się m.in. wizyta przedstawicieli trzech agencji brytyjskich: Bans Sadler, Zibrant i Jack Morton, przygotowana wspólnie z Hilton Warsaw Hotel & Convention Centre.
Wkrótce planowane są również wizyty studyjne dla dziennikarza z magazynu ONE+ (nakład 23 tys.) oraz ONE+ Europe (nakład 6 tys.)
Uzupełnieniem kontaktów z mediami jest zamieszczanie artykułów i reklam Warszawy jako destynacji biznesowej w prasie oraz katalogach branżowych, np. w „Biblii” planistów konferencyjnych, jaką jest francuski BEDOUK.